VeriFactu es el sistema de verificación y registro de facturas que la Agencia Tributaria española exige a los contribuyentes que usen software de facturación propio. Obliga a que cada factura emitida quede registrada y verificable por la AEAT, con un código QR en el documento. Te afecta si eres empresario o profesional que no tributa en módulos y usas un programa informático para facturar. En este artículo te explicamos qué es exactamente, a quién obliga y qué debes hacer para cumplir.
VeriFactu lleva meses en boca de todos en el sector. Clientes que preguntan, gestores que advierten y software que promete “cumplir VeriFactu” sin explicar bien qué es. En este artículo vamos al grano: qué es exactamente, a quién obliga y qué tienes que hacer tú como negocio de servicios técnicos.
Qué es VeriFactu
VeriFactu es un sistema de facturación verificable exigido por la Agencia Tributaria en el marco del Reglamento de Sistemas de Emisión de Facturas (RSEF), aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, cuya información oficial puedes consultar en el portal VeriFactu de la AEAT.
En la práctica, significa que cada factura que emitas debe:
- Llevar un código identificativo único (hash o huella digital).
- Quedar encadenada con la factura anterior, formando una cadena que no se puede modificar sin dejar rastro.
- Incluir un código QR que permite a cualquier persona verificar su autenticidad en la web de la AEAT.
- Ser registrada por tu software de facturación de manera que Hacienda pueda consultarla cuando quiera.
El objetivo es eliminar el fraude en la facturación: si una factura existe en el sistema, no se puede borrar ni alterar sin que quede constancia.
A quién obliga
VeriFactu afecta a los contribuyentes del IRPF que realizan actividades económicas (autónomos y empresas en estimación directa o simplificada) y a las personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, siempre que no estén ya obligados a usar el SII (Suministro Inmediato de Información, que aplica a grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros anuales).
En lenguaje llano: si eres autónomo o tienes una pequeña empresa de instalaciones, mantenimiento, climatización o servicio técnico, te afecta.
Quedan fuera (por ahora) quienes ya usan el SII, quienes no emiten facturas o quienes operan en regímenes especiales con obligaciones distintas. Si tienes dudas sobre tu situación concreta, consulta con tu asesoría o con la AEAT directamente.
Qué cambia en tu factura
Tu factura en papel o en Word no va a servir. Necesitarás emitirlas con un software homologado que genere automáticamente:
El hash o huella digital Es como una firma electrónica de cada factura. Se calcula a partir de los datos de la factura y del hash de la factura anterior. Si alguien modifica aunque sea un euro, el hash cambia y queda el rastro.
El encadenado Cada factura “conoce” a la anterior. Así se forma una cadena inalterable. Si intentas eliminar una factura del medio, la cadena se rompe y Hacienda lo detecta.
El código QR Se imprime o muestra en la factura. El cliente o la AEAT pueden escanearlo para comprobar que esa factura existe en el sistema de la Agencia Tributaria y que sus datos son correctos.
Plazos y fechas de entrada en vigor
Según el calendario previsto por la Agencia Tributaria, la obligación de usar sistemas de facturación verificable se está implantando de forma progresiva. Las fechas exactas han ido ajustándose durante el proceso de desarrollo normativo.
Te recomendamos encarecidamente verificar los plazos vigentes con tu asesoría fiscal o directamente en la web de la AEAT, ya que los calendarios pueden variar y las sanciones por incumplimiento son relevantes. No te fíes de fechas publicadas en blogs (incluido este): la fuente oficial es siempre la Agencia Tributaria.
Lo que sí es claro es que el margen para adaptarse se está agotando. Si todavía estás emitiendo facturas con Word, Excel o una plantilla sin homologar, es el momento de buscar solución.
Qué NO necesitas (el error más frecuente)
Aquí está el malentendido más habitual: no necesitas un ERP.
VeriFactu no exige que instales un sistema de gestión empresarial con módulos de inventario, nóminas, contabilidad y todo lo demás. Exige que tu software de facturación cumpla con los requisitos técnicos del RSEF.
Eso significa que puedes tener una solución enfocada exclusivamente en facturación —como VeriÁgil— que cumpla con la normativa sin que tengas que aprender a usar un sistema enorme que no necesitas.
La regla es sencilla: tu herramienta de facturación debe estar homologada. No tiene que ser la más cara ni la más compleja.
Por dónde empezar
Si acabas de aterrizar en el tema, estos son los pasos más sensatos:
- Habla con tu asesoría para confirmar que te afecta y en qué plazo.
- Revisa tu software actual: ¿está homologado? ¿el proveedor tiene una hoja de ruta clara para VeriFactu?
- Si necesitas cambiar de herramienta, compara opciones pensadas para tu tipo de negocio. Un instalador autónomo no necesita lo mismo que una empresa con 50 empleados.
- No esperes al último momento: la adaptación lleva tiempo y es mejor tener margen para probar la herramienta antes de que sea obligatorio.
En VeriÁgil estamos construyendo una solución pensada específicamente para negocios de servicios técnicos: que cumpla VeriFactu de serie, que funcione desde el móvil y que no te obligue a convertirte en experto en facturación. Si te interesa, apúntate a la lista de espera y te contamos novedades.