Una factura VeriFactu lleva los mismos datos que siempre ha llevado una factura (NIF, fecha, descripción, base imponible, IVA) más tres elementos nuevos que exige la normativa: un código QR, una huella digital y el encadenado con la factura anterior. Lo importante es que esos tres elementos los genera el software automáticamente: tú no tienes que calcularlos ni entender los detalles técnicos. Tu trabajo es emitir la factura con los datos correctos; el programa hace el resto.
Qué cambia respecto a una factura normal
Si llevas años emitiendo facturas, ya sabes qué debe llevar una: los datos de tu empresa, los datos del cliente, la descripción del servicio, las fechas, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. Todo eso sigue siendo obligatorio y no cambia con VeriFactu.
Lo que VeriFactu añade son tres capas de control adicionales que el software genera por debajo:
- Una huella digital (hash) calculada a partir de los datos de esa factura.
- Un encadenado que conecta esa factura con la anterior.
- Un código QR que permite verificar la factura en la AEAT.
Estos elementos no los escribes tú. Los calcula y los añade tu software en el momento en que emites la factura. Lo que sí cambia para ti es que debes usar un programa de facturación adaptado a VeriFactu; sin él, estos elementos simplemente no se generan.
El código QR: qué es y para qué sirve
El código QR es probablemente el elemento más visible del cambio. Lo has visto en muchos otros contextos, y en la factura VeriFactu funciona de manera similar.
Qué contiene: el QR codifica información que permite identificar esa factura en el sistema de la AEAT: datos del emisor, número de factura, fecha, importe y el identificador del registro que ha generado el software.
Para qué sirve: cualquier persona con un móvil puede escanear el QR de la factura y verificar en la web de la AEAT que esa factura existe en el sistema y que sus datos coinciden con los del registro. Es la forma más sencilla de demostrar que una factura es real.
Quién lo genera: tu software de facturación. Aparece impreso o mostrado en la factura, ya sea en PDF, papel o formato digital. No tienes que crearlo ni pegarlo manualmente.
Desde el punto de vista práctico, el QR también es útil para el cliente: puede comprobarlo en el momento si quiere, y eso da confianza en la autenticidad del documento.
La huella digital (hash): qué es y por qué importa
La huella digital —técnicamente llamada hash— es una cadena de caracteres calculada a partir de los datos exactos de la factura. Si cualquier dato de la factura cambia aunque sea mínimamente, el hash cambia también.
Qué garantiza: que la factura no ha sido modificada después de emitirse. Si alguien intentara cambiar el importe, la fecha o el NIF del cliente, el hash ya no coincidiría con los datos y quedaría el rastro del intento.
Cómo se calcula: el software aplica un algoritmo matemático (especificado por la AEAT en la normativa técnica) sobre los datos de la factura. El resultado es ese código único e irrepetible.
Qué tienes que hacer tú: nada en cuanto al cálculo. Lo que sí tienes que hacer es emitir las facturas desde el software y no modificarlas a mano después. Si hay un error en una factura ya emitida, el procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa, no editar la original.
Para los detalles técnicos exactos del algoritmo y los campos que entran en el cálculo, la fuente correcta es la documentación técnica de la AEAT. No los reproducimos aquí porque pueden actualizarse y queremos que vayas a la fuente oficial.
El encadenado de facturas
El encadenado es el mecanismo que convierte las facturas en una cadena continua e inalterable. Cada factura incluye en su registro una referencia al hash de la factura anterior.
Qué significa en la práctica: si emites diez facturas en un mes, cada una “conoce” a la anterior. La décima referencia a la novena, que referencia a la octava, y así sucesivamente. Si alguien intenta eliminar o alterar una factura del medio de la cadena, la cadena se rompe y queda el rastro.
Por qué importa: este mecanismo hace prácticamente imposible “olvidar” facturar algo de forma selectiva o alterar el histórico de facturas sin que sea detectable. Es el núcleo del sistema de control que VeriFactu establece.
Implicación práctica: no puedes tener dos series de numeración de facturas funcionando de forma independiente en programas distintos y pretender que ambas cumplen VeriFactu. El software tiene que controlar la numeración y el encadenado de forma centralizada. Si ahora emites facturas desde varios sitios, tendrás que consolidarlo.
La leyenda VeriFactu en la factura
Además de los tres elementos anteriores, la normativa establece que la factura debe incluir una indicación de que ha sido generada con un sistema de facturación verificable.
El texto exacto y el formato en que debe aparecer lo define la AEAT en la normativa técnica correspondiente. Tu software homologado lo incluye automáticamente en el lugar correcto de la factura.
No es un aviso genérico que puedas redactar tú libremente: es un elemento normativo con un contenido y ubicación específicos. Consulta la documentación técnica de la AEAT si necesitas los detalles exactos para un uso técnico específico.
Los datos clásicos de factura siguen siendo obligatorios
Conviene dejarlo claro porque a veces hay confusión: VeriFactu no sustituye los datos habituales de una factura. Los añade.
Una factura VeriFactu debe incluir todo lo que ya debía llevar una factura según el Reglamento de Facturación:
- Número y serie de la factura (correlativo y sin saltos).
- Fecha de emisión y, si es diferente, fecha de la operación.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección (cuando sea obligatorio).
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible, tipo de IVA aplicable y cuota de IVA.
- Importe total de la factura.
- Si aplica: retenciones, recargo de equivalencia, exenciones o inversión del sujeto pasivo.
Y encima de todo eso: el QR, la huella, el encadenado y la leyenda VeriFactu.
Si ves que alguno de estos datos falta en tus facturas actuales, es un problema previo e independiente de VeriFactu que también debes corregir.
Quién genera todo esto (el software, no tú)
La pregunta más frecuente es si esto implica aprender algún proceso técnico nuevo. La respuesta es no.
Tu flujo de trabajo no cambia: abres el software, creas la factura con los datos del cliente y del servicio, la emites y la mandas. El software genera el hash, lo encadena con la factura anterior, crea el QR, lo imprime en el PDF y envía el registro a la AEAT. Todo en el momento en que pulsas “emitir”.
Lo que sí implica es que el software tiene que estar adaptado a VeriFactu. Si usas un programa antiguo, Excel, Word o cualquier herramienta que no haya implementado estos mecanismos, no se generan. Y sin esos elementos, la factura no cumple la normativa.
Puedes ver más contexto sobre qué hace exactamente el software (y qué no tienes que hacer tú) en la guía de qué es VeriFactu y a quién obliga, y sobre si necesitas un sistema complejo o algo más sencillo en el artículo sobre si necesitas un ERP para VeriFactu.
Qué NO tienes que hacer a mano
Para que quede claro:
- No tienes que calcular ningún hash.
- No tienes que generar el QR.
- No tienes que gestionar el encadenado manualmente.
- No tienes que enviar tú los registros a la AEAT.
- No tienes que añadir ninguna leyenda de texto a mano.
Todo eso lo hace el software en el momento en que emites la factura. Tu responsabilidad es asegurarte de que el programa que usas está adaptado a VeriFactu y emitir las facturas desde él, no desde otras herramientas paralelas.
Para confirmar qué plazos te aplican y cuándo tienes que estar adaptado, consulta la AEAT o tu asesoría fiscal. Los plazos han ido ajustándose y la fuente más fiable es siempre la oficial.